Een zakelijke printer kiezen lijkt eenvoudig, maar zodra je begint te vergelijken, merk je al snel hoe groot het aanbod is. Er zijn tientallen modellen met verschillende functies, er komen technische termen voorbij en je hebt de keuze uit verschillende financieringsmogelijkheden. Wij helpen je daarom op weg met het kiezen van de juiste printer.
7 aandachtspunten bij het kiezen van een zakelijke printer
Door vooraf goed te kijken naar je wensen, werkprocessen en printgedrag voorkom je dat je te veel betaalt of met een ongeschikte printer zit. Met onderstaande aandachtspunten kies je een zakelijke printer die past bij jouw organisatie.
1. Laser of inktjet
De keuze tussen laser en inkjet bepaalt voor een groot deel je kosten en gebruiksgemak. Print je voornamelijk documenten zoals facturen, offertes en rapporten, dan is een laserprinter vrijwel altijd de beste keuze.
2. Printvolume en snelheid
Het is belangrijk om realistisch te kijken naar hoeveel je print en wanneer. Let daarbij op:
- Het aanbevolen maandvolume van de printer
- De printsnelheid (pagina’s per minuut)
- Hoe vaak meerdere collega’s tegelijk printen
Een printer die te licht is voor je organisatie zorgt voor wachttijden, storingen en frustratie. Kies liever iets ruimer dan te krap.
3. Printerfuncties
Veel organisaties schaffen een printer aan met functies die ze nauwelijks gebruiken, of missen juist functionaliteit die dagelijks nodig blijkt.
Denk vooraf goed na over je werkprocessen. Heb je alleen een printer nodig, of wil je ook kunnen scannen en kopiëren? En hoe wil je scannen: naar e-mail, netwerkmappen of bijvoorbeeld SharePoint?
De meeste bedrijven kiezen voor een multifunctional. Hierbij combineer je alles in één apparaat.
4. Kopen, leasen of huren?
De manier waarop je een printer aanschaft, bepaalt hoe je kosten en risico’s verdeelt. Kopen betekent een hogere investering vooraf, maar lagere kosten op de lange termijn. Leasen zorgt voor voorspelbare maandlasten zonder grote investering. Huren of een all-in contract gaat nog een stap verder: je betaalt een vast bedrag en bent volledig ontzorgd, inclusief service en verbruik.
5. Aanschafprijs vs. totale kosten (TCO)
De grootste valkuil is focussen op de aanschafprijs. In werkelijkheid zit het grootste deel van de kosten in het gebruik.
De totale kosten bestaan onder andere uit:
- Toner of inkt
- Onderhoud en service
- Energieverbruik
- Stilstand bij storingen
Een printer die goedkoop is in aanschaf, kan daardoor op termijn veel duurder uitvallen. Door te sturen op TCO en prijs per pagina voorkom je onverwachte kosten.
6. Netwerk, cloud en mobiele connectiviteit
Werk je met meerdere collega’s of hybride werkplekken? Dan is het belangrijk dat je printer eenvoudig te gebruiken is binnen je netwerk. Denk aan printen vanaf verschillende apparaten, thuiswerkplekken en integraties met systemen zoals Microsoft 365 of Google Workspace. Ook koppelingen met software zoals Printix of PaperCut maken een groot verschil. Ze zorgen voor meer controle, minder verspilling en een eenvoudigere gebruikerservaring.
7. Beveiliging
Printers zijn volwaardige netwerkapparaten en daarmee gevoelig voor cyberrisico’s. Documenten die blijven liggen of onbeveiligde printopdrachten kunnen gevoelige informatie blootstellen. Beveiligingsopties zoals gebruikersauthenticatie en secure printing (pas printen na identificatie) zijn daarom erg belangrijk.
8. Duurzaamheid
Veel organisaties willen hun printomgeving zo duurzaam mogelijk inrichten. Kijk daarom naar energieverbruik, duplex-opties en eco-modi. Energiezuinige printers zoals de Epson printers verlagen kosten en zijn beter voor het milieu.
De basis van een goede printerkeuze
Het belangrijkste bij het kiezen van een zakelijker printer, is om eerst goed te kijken naar je organisatie en hoe jullie de printer daadwerkelijk gaan gebruiken. Zo voorkom je dat je een oplossing kiest die niet aansluit op de praktijk. Vind je het lastig om hierin de juiste afweging te maken? Bij Printervoorstel denken we graag met je mee en geven we advies dat past bij jouw gebruik, wensen en werkomgeving.
Veelgestelde vragen bij het kiezen van een zakelijke printer
De beste keuze tussen een laser- of inkjetprinter hangt volledig af van wat je als organisatie nodig hebt en hoe je de printer gebruikt.
- Laserprinters zijn snel, betrouwbaar en hebben lage kosten per pagina. Daardoor zijn laserprinters ideaal voor organisaties met hoge printvolumes.
- Inkjetprinters leveren hoge kleurkwaliteit en zijn daarmee geschikt voor marketingmateriaal en presentaties.
Het leasen van een printer of multifunctional is niet per se goedkoper dan kopen. Leasen verlaagt wel je instapkosten: je hoeft geen grote investering vooraf te doen en profiteert vaak van inbegrepen service en onderhoud. Daar staat tegenover dat je rente betaalt over de looptijd.
Kopen betekent een hogere investering in één keer voor de printer of multifunctional, maar heeft als voordeel dat je geen rentekosten betaalt. Wel moet je service en onderhoud vaak nog apart regelen, bijvoorbeeld via een onderhoudscontract.
Of leasen goedkoper is dan kopen, komt neer op de balans tussen cashflow, flexibiliteit en totale kosten (TCO).
Voor standaard documenten is 600 x 600 DPI ruim voldoende. Werk je met afbeeldingen, marketingmateriaal of foto’s? Dan is een hogere DPI aan te raden voor scherpere prints.
De gemiddelde maandelijkse kosten van een zakelijke printer zijn volledig afhankelijk van je printvolume. In de meeste gevallen betaal je namelijk een prijs per afdruk.
Een zakelijke printomgeving vraagt om serieuze beveiliging. Denk aan:
- Gebruikersauthenticatie
- Cloudprint beveiliging
- Follow-me software
- Versleutelde dataopslag en -verkeer
- Bescherming tegen ongeautoriseerde toegang
Met oplossingen zoals PaperCut en Printix zorgt Multi-Post dat jouw printomgeving voldoet aan de actuele security- en AVG-eisen.
Een zakelijke printer gaat gemiddeld 5 tot 8 jaar mee. De levensduur hangt af van het type apparaat, het printvolume en het onderhoud.
