Printen lijkt op het eerste gezicht misschien een eenvoudig onderdeel van de IT-omgeving, maar achter de schermen zorgt traditioneel printbeheer vaak voor veel complexiteit. Printerdrivers moeten worden geïnstalleerd, bijgewerkt en beheerd, printservers vragen onderhoud en gebruikers lopen regelmatig tegen verbindingsproblemen aan.

Ook werken medewerkers steeds vaker hybride en verwachten zij overal en vanaf elk apparaat te kunnen printen. Daarom kiezen steeds meer organisaties voor een toekomstbestendige oplossing: printen via een cloud printoplossing. Hiermee wordt printbeheer eenvoudiger, veiliger en beter schaalbaar.

Printerdrivers vormen steeds vaker een probleem

Veel IT-afdelingen herkennen de uitdagingen rondom traditionele printerdrivers:

  • Verschillende printers vereisen verschillende drivers.
  • Updates van besturingssystemen veroorzaken compatibiliteitsproblemen.
  • Nieuwe medewerkers moeten handmatig worden ingericht.
  • Printservers vragen beheer, onderhoud en beveiliging.
  • Gebruikers ervaren regelmatig problemen bij het verbinden met printers.

Vooral in organisaties met meerdere locaties of een hybride werkmodel kunnen deze uitdagingen flink oplopen. Het resultaat? Meer tijd voor IT-beheer en meer frustratie bij eindgebruikers.

Wat is cloud printen precies?

Bij cloud printen hoeven gebruikers geen specifieke printerdrivers meer te installeren op hun laptop, pc of mobiele apparaat. De communicatie tussen gebruiker en printer verloopt via een centrale cloudomgeving. Hierdoor wordt het printproces aanzienlijk eenvoudiger en zijn organisaties niet langer afhankelijk van lokaal geïnstalleerde drivers.

Cloud printen en driverless printen: wat is het verschil?

De termen cloud printen en driverless printen worden vaak door elkaar gebruikt, maar betekenen niet exact hetzelfde.

  • Cloud printen verwijst naar het printen via een cloudplatform in plaats van via een lokale printserver.
  • Driverless printen betekent dat gebruikers geen printerdrivers meer hoeven te installeren (zoals printen vanaf een mobiele telefoon).

In de praktijk gaan beide ontwikkelingen vaak hand in hand. Moderne oplossingen zoals Printix, PaperCut Hive en SafeQ Cloud combineren cloud printen met driverloos printen, waardoor organisaties volledig afscheid kunnen nemen van traditionele printservers en complexe driverinstallaties.

6 redenen waarom organisaties overstappen op cloud printoplossingen

Door vooraf goed te kijken naar je wensen, werkprocessen en printgedrag voorkom je dat je te veel betaalt of met een ongeschikte printer zit. Met onderstaande aandachtspunten kies je een zakelijke printer die past bij jouw organisatie.

1. Minder beheer voor IT

Doordat printerdrivers niet meer afzonderlijk hoeven te worden geïnstalleerd en onderhouden, neemt de beheerlast aanzienlijk af. IT-afdelingen houden meer tijd over voor strategische werkzaamheden.

2. Geen afhankelijkheid van printservers

Veel moderne cloud printoplossingen functioneren volledig zonder lokale printserver. Dit verlaagt de infrastructuurkosten en vermindert het aantal storingsgevoelige onderdelen binnen de IT-omgeving.

3. Ondersteuning voor hybride werken

Medewerkers kunnen eenvoudig printen vanaf kantoor, thuis of onderweg. Of zij nu werken op een Windows-laptop, MacBook, tablet of smartphone, de printomgeving blijft overal toegankelijk.

4. Betere beveiliging

Moderne oplossingen bieden functies zoals gebruikersauthenticatie, beveiligde documentvrijgave (follow-me printing) en versleutelde communicatie. Hierdoor blijven vertrouwelijke documenten beter beschermd.

5. Snellere onboarding van medewerkers

Nieuwe medewerkers kunnen vrijwel direct gebruikmaken van de printomgeving zonder ingewikkelde installaties of handmatige configuraties.

6. Schaalbaar en toekomstbestendig

Of een organisatie nu groeit van 25 naar 250 medewerkers of meerdere vestigingen opent: een cloudgebaseerde printomgeving groeit eenvoudig mee zonder extra complexiteit.

Wanneer is cloud printing interessant voor jouw organisatie?

Cloud printing is met name interessant wanneer:

  • je organisatie hybride werkt;
  • meerdere vestigingen heeft;
  • veel tijd kwijt is aan printerbeheer;
  • regelmatig problemen ervaart met printerdrivers;
  • wil overstappen naar een moderne cloudomgeving;
  • kosten wil besparen op printservers en beheer.

Voor organisaties die hun printomgeving willen moderniseren, vormt een cloud printoplossing vaak een logische volgende stap.

De toekomst van printen is vanuit de cloud

De traditionele printomgeving met lokale servers en losse printerdrivers past steeds minder goed bij de moderne werkplek. Organisaties kiezen daarom steeds vaker voor cloud printen als onderdeel van hun digitale transformatie.

Met minder beheer, meer flexibiliteit en betere beveiliging biedt een moderne cloud printoplossing precies wat organisaties nodig hebben om klaar te zijn voor de toekomst van printen.