Privacy en databeveiliging zijn belangrijker dan ooit. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht organisaties om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan, óók als die (tijdelijk) op papier staan. Toch zien we dat printbeveiliging vaak een vergeten schakel is in het geheel. Een onbeheerde printer of een vergeten printopdracht kan al leiden tot een datalek.

Hoe zorg je dat jouw organisatie AVG-proof print? We leggen het stap voor stap uit.

In het kort

Beveiligd printen is een belangrijke voorwaarde voor AVG-compliance. Richt toegangscontrole in bij de printer, stel gebruikersrechten en printbeleid vast, verwijder automatisch ongehaalde opdrachten, gebruik versleutelde verbindingen en zorg dat medewerkers bewust omgaan met vertrouwelijke informatie. Met PaperCut worden printopdrachten pas vrijgegeven na identificatie en krijg je inzicht in het printgedrag binnen je organisatie. Zo voorkom je datalekken, verlaag je kosten en werk je duurzamer.

5 praktische tips voor AVG-proof printen

Kleine aanpassingen in je werkwijze kunnen al een groot verschil maken. Met deze vijf praktische tips print je veilig en verantwoord.

1. Gebruik een beveiligd afdruksysteem

Met een beveiligd afdruksysteem worden documenten pas vrijgegeven wanneer de gebruiker zich identificeert bij de printer. Denk aan inloggen met een pas, pincode of smartphone. Zo belandt vertrouwelijke informatie nooit per ongeluk in verkeerde handen.

2. Stel printbeleid en rechten in

Niet iedere medewerker hoeft toegang te hebben tot alle printers of documenten. Door gebruikersrechten en printbeleid in te stellen, beperk je de kans op fouten en houd je controle over wat er geprint wordt.

3. Wis printopdrachten automatisch

Laat printopdrachten automatisch verwijderen als ze niet binnen een bepaalde tijd worden opgehaald. Dit voorkomt dat gevoelige documenten achterblijven op de printer of in het afdruksysteem.

4. Kies voor versleutelde verbindingen

Zorg dat al het printverkeer via een beveiligde, versleutelde verbinding verloopt. Zo kunnen vertrouwelijke gegevens niet worden onderschept tijdens het verzenden van de printopdracht.

5. Train medewerkers in veilig printgedrag

Techniek helpt veel, maar bewustwording is minstens zo belangrijk. Leg medewerkers uit waarom beveiligd printen belangrijk is, en hoe ze zelf kunnen bijdragen aan privacybescherming, bijvoorbeeld door direct na het printen hun documenten op te halen.

Beveiligd printen met PaperCut

Een slimme manier om beveiligd printen structureel te organiseren, is met PaperCut. Dit printmanagementsysteem biedt uitgebreide mogelijkheden om printprocessen te beheren en te beveiligen. Met de functionaliteiten in PaperCut worden documenten pas geprint zodra de gebruiker zich bij een printer aanmeldt (met een pasje, code of druppel), ongeacht waar de printopdracht is gestart. Daarnaast houdt PaperCut precies bij wie wat print, zodat je grip houdt op het printgedrag binnen je organisatie.

PaperCut helpt niet alleen om AVG-proof te printen, maar ook om kosten te besparen en duurzaamheid te verbeteren. Minder onnodige prints, meer controle, en volledige bescherming van vertrouwelijke gegevens: dat is pas echt toekomstbestendig printen.