Je multifunctional valt uit, precies op het moment dat er een deadline aankomt. De toner is op zonder dat iemand het zag aankomen. En de factuur van deze maand is weer hoger dan verwacht, zonder dat duidelijk is waarom.
Wanneer is dit gewoon pech, en wanneer is het een signaal dat je printerpark eigenlijk niet langer in eigen beheer thuishoort?
Signaal 1: je hebt regelmatig te maken met storingen of foutmeldingen
Loopt een printopdracht regelmatig vast, of duurt het oplossen van een storing telkens langer dan je zou willen? Dan kost dat niet alleen tijd van de gebruiker, maar ook van je IT- of facilitaire afdeling. Multi-Post lost dit soort verstoringen op, bijvoorbeeld met een follow-me-systeem tegen zoekgeraakte printopdrachten. Met een onderhoudscontract verminder je storingen bovendien door preventief onderhoud, en mocht er toch een probleem zijn, dan word je snel geholpen en ontzorgd.
Signaal 2: je printkosten wisselen sterk per maand, zonder duidelijke reden
Weet je aan het einde van de maand nooit precies wat printen je heeft gekost? Wisselende kosten zijn vaak een teken dat er geen goed zicht is op verbruik, toner en onderhoud samen. Met een vaste, lage afdrukprijs en inzicht in je werkelijke verbruik verdwijnt die onvoorspelbaarheid.
Signaal 3: toner of onderdelen raken op het verkeerde moment op
Moet er weer iemand met spoed nieuwe toner bestellen, midden in een drukke week? Met een onderhoudscontract wordt dit voor je geregeld: tonerleveringen, onderhoud en het uitlezen van tellerstanden worden volledig uit handen genomen, zodat dit soort verrassingen wegvalt.
Signaal 4: je werkt met meerdere merken of leveranciers door elkaar
Heeft elke vestiging of afdeling in de loop der tijd een eigen printer of leverancier gekozen? Dat maakt onderhoud, toner en support onnodig ingewikkeld. Toen bunq een nieuwe vestiging in Rotterdam opende, was juist dezelfde service en standaardisatie als op het hoofdkantoor een belangrijke reden om voor één vaste partner te kiezen.
Signaal 5: je printerpark is meegegroeid met de organisatie, zonder dat iemand er opnieuw naar heeft gekeken
Is je organisatie de afgelopen jaren gegroeid of verhuisd, terwijl het printerpark nooit opnieuw is bekeken? Dan is de kans groot dat je meer machines, meer merken of gewoon meer capaciteit hebt dan nodig is. Expedient koos er bijvoorbeeld voor om het volledige printerparkbeheer uit te besteden, in plaats van dit steeds handmatig bij te houden.
